Les annulations de vol font inévitablement partie des voyages d’affaires et sont imprévisibles. Un vol annulé ou retardé peut perturber les horaires, faire dérailler des réunions importantes et être une source de stress et de frustration pour les voyageurs. Il ne s’agit pas de savoir si elles se produiront, mais simplement de savoir quand.

Très récemment, les voyageurs ont été témoins des ravages et de l’effet domino que peuvent provoquer les changements d’horaires des vols lorsqu’une violente tempête hivernale a balayé le pays, entraînant à elle seule l’annulation de 60 % des vols de Southwest Airlines sur une période de deux jours. Quelques semaines plus tard, une panne de la FAA (l’Agence américaine de l’aviation civile) à l’échelle nationale a cloué les vols au sol et entraîné l’arrêt soudain de tous les départs nationaux.

Ces annulations à grande échelle démontrent l’importance de préparer votre programme de voyages d’affaires aux imprévus en faisant appel à une entreprise de gestion de voyages (TMC) de confiance qui mettra en place des politiques et des mesures préventives. Nous expliquons ci-dessous pourquoi les changements d’horaires de vol peuvent perturber vos objectifs commerciaux et comment éviter ces turbulences.

Élaborer des politiques solides pour éviter les frustrations

La meilleure façon de mettre vos voyageurs à l’abri des interruptions de voyage consiste à bien comprendre les dispositions et les garanties qu’un fournisseur peut offrir en cas de circonstances exceptionnelles. Les frais d’annulation et de modification varient selon les compagnies aériennes et les types de tarifs, c’est pourquoi il est important d’évaluer dans quelle mesure un fournisseur correspond aux objectifs et aux politiques de votre propre programme de voyages d’affaires.

Le tableau de bord du service clientèle des compagnies aériennes du ministère américain des Transports est une excellente ressource pour comparer les politiques des compagnies aériennes*. C’est un guichet unique qui permet une comparaison de base et côte à côte des normes importantes, telles que les plans de service à la clientèle des compagnies aériennes, ainsi que des informations essentielles sur les annulations et les retards.

Une fois que vous avez sélectionné les fournisseurs de voyages privilégiés dont les politiques sont en accord avec vos objectifs commerciaux, l’étape suivante consiste à encourager les employés à réserver directement par le biais de l’entreprise de gestion des voyages et de l’outil de réservation en ligne (ORL) de votre société. Ainsi, lorsque des vols sont annulés ou retardés de manière inattendue, les employés peuvent compter sur l’aide avisée de conseillers en matière de voyages qui comprennent les difficultés rencontrées et sont en mesure d’apporter une solution rapide et efficace. En outre, une entreprise de gestion des voyages peut offrir des outils tels que des alertes textuelles et des notifications mobiles qui tiennent les voyageurs informés des changements d’itinéraire au fur et à mesure qu’ils se produisent.

Faites le suivi de vos billets et crédits inutilisés

Si une politique de voyage solide et les services d’une entreprise de gestion des voyages peuvent vous aider à vous tenir au courant des retards et des annulations, les perturbations à grande échelle restent inévitables. Par exemple, l’une des principales causes d’interruption des voyages est la technologie et les systèmes de surveillance du trafic aérien obsolètes, à l’instar de la panne de la FAA mentionnée précédemment. Dans ce cas, la meilleure solution consiste à collaborer avec votre entreprise de gestion des voyages pour effectuer une nouvelle réservation et récupérer les coûts.

L’un des moyens d’y parvenir est de mettre en place un système efficace d’accès et d’utilisation des billets et des crédits de voyage inutilisés. Comme le secteur l’a constaté au début de la pandémie, lorsque les entreprises ont dû faire face à une file d’attente interminable en raison de l’annulation des vols et de la modification des horaires, le suivi des billets inutilisés nécessite à la fois l’automatisation et une équipe expérimentée. Les billets inutilisés perdus ou mal conservés peuvent coûter aux entreprises des milliers de dollars par an.

Chez Les services Direct Travel, nous vous épargnons les tracas du suivi et de l’utilisation des billets non utilisés. Notre système rembourse automatiquement les billets non utilisés ou les conserve dans une base de données pour de futurs voyages, en fonction des politiques de modification et des directives relatives aux bons du transporteur. Grâce à l’automatisation, nous pouvons assurer le suivi auprès de plus de 400 compagnies aériennes et appliquer les niveaux pertinents de politique et de dispositions relatives aux frais afin de garantir l’optimisation des fonds. Les gestionnaires de voyages ont ainsi plus de temps à consacrer à d’autres projets sans avoir à s’inquiéter de voir les crédits de voyage passer entre les mailles du filet.

Appuyez-vous sur des services de voyage de confiance

Alors que les compagnies aériennes poursuivent leur montée en puissance pour répondre à la demande continue dans un paysage de voyage post-pandémique, d’autres défis sont à prévoir en 2023. Le directeur général de la United Airlines, Scott Kirby, a pointé du doigt plusieurs facteurs à l’origine de ces turbulences*, notamment le manque de personnel, la vulnérabilité des technologies et la pression exercée sur la FAA.

Plutôt que d’adopter une approche réactive et d’attendre que les perturbations des vols affectent votre programme de voyage, votre entreprise peut éviter certaines frustrations en faisant appel à un partenaire TMC qui comprend la taille, la portée et les objectifs de votre entreprise. De fait, 79 % des gestionnaires des voyages d’affaires ont déclaré qu’un partenariat avec une agence de voyages permettait d’améliorer les processus et d’accroître les économies*.

Chez Les services Direct Travel, nous nous engageons à fournir un service de qualité 24 heures sur 24 à l’échelle mondiale. Quels que soient les obstacles rencontrés lors des déplacements, vos employés pourront poursuivre leur route en toute confiance, sachant que nous sommes là pour les aider à chaque étape du voyage. Apprenez-en davantage sur l’engagement des Services Direct Travel à fournir un service de qualité à votre entreprise.

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