Les entreprises de toutes tailles ont souvent du mal à gérer efficacement leurs dépenses, et l’une des sources d’irritation concerne souvent le programme de voyages d’affaires qu’elles ont mis en place. Il arrive que les grands voyageurs, souvent très occupés, soumettent leurs frais de voyage en retard ou oublient carrément de le faire. Or, les achats hors politique ne sont pas toujours signalés, ce qui complique le respect de la politique. Dans l’ensemble du secteur, il existe de nombreuses entreprises qui pourraient bénéficier d’une solution intégrale et fiable en matière de dépenses.

C’est l’une des nombreuses raisons pour lesquelles nous sommes en train de lancer Avenir*, notre expérience intuitive et interconnectée pour la gestion des voyages, des dépenses et des réunions. Dans la récente série de blogues des Services Direct Travel, j’ai répondu à certaines de vos questions sur Avenir et j’en ai dit un peu plus sur chacun de ses partenaires technologiques clés. Le premier portait sur Spotnana et sa plateforme de service de voyage à la demande. Ensuite, nous avons eu l’occasion de découvrir TROOP, une plateforme de gestion des réunions et de la logistique des voyages de groupe.

Et aujourd’hui, nous verrons comment la solution globale et interconnectée de gestion de cartes d’entreprise et de dépenses de Center* permet aux utilisateurs de bénéficier de visibilité, de fonctionnalités de suivi et de flexibilité en temps réel, le tout en un seul et même endroit.

Pourquoi la gestion des dépenses doit-elle évoluer?

Center tient compte du fait que pour une grande partie de notre secteur, le processus « traditionnel » de gestion des dépenses représente un défi. Ci-dessous figurent quelques-unes des conclusions d’un récent sondage réalisé auprès de plus de 200 dirigeants de l’industrie financière aux États-Unis* :

• Bien que 46 % des entreprises aient étendu la distribution de cartes d’entreprise afin d’améliorer le suivi des dépenses des employés, seulement 2 % d’entre elles ont franchi l’étape suivante en intégrant les logiciels de gestion de dépenses nécessaires.
• Près de la moitié des personnes interrogées ont déclaré que le temps excessif qu’ils consacrent aux rapports de dépenses leur pose un problème majeur.
• 60 % ont exprimé le désir de remplacer leur système actuel par une solution qui englobe la gestion des voyages, des frais et des cartes.

Un grand nombre des personnes interrogées ont constaté que leurs anciennes méthodes de gestion des dépenses épuisaient les ressources dans tous les domaines. Pour faciliter la résolution de plusieurs problèmes liés au traitement manuel des dépenses, Center a créé une solution intelligente soutenue par son niveau de service et d’assistance de premier ordre.

Comment Center alimente les entreprises intelligentes

Center* est en train de révolutionner la gestion des dépenses en proposant une solution plus configurable et plus extensible basée sur l’utilisation de cartes connectées. La solution permet aux approbateurs de visualiser les dépenses au fur et à mesure qu’elles sont effectuées, transformant ainsi chaque glissement de doigt en données utiles à la prise de meilleures décisions d’affaires.

La carte CenterCard et le logiciel connexe permettent aux entreprises de connaître en temps réel les dépenses de tous les employés. Center assure l’automatisation des tâches de passation en charges et de comptabilité traditionnelles, modernise la réservation de voyages et fournit aux services de comptabilité les données et les fonctionnalités de suivi nécessaires à une prise de décision optimale.

Center est facilement adaptable à vos pratiques comptables et à vos flux d’approbation, et est proposé dans le cadre d’un modèle commercial basé sur le niveau d’utilisation. La solution est conçue pour être utilisée en libre-service et peut évoluer en fonction des besoins de l’entreprise.

Comment votre équipe peut bénéficier de Center

Entre un déploiement efficace et une assistance continue, Center facilite la gestion des dépenses, quel que soit votre rôle au sein de votre entreprise :

Les responsables des dépenses ont recours à la carte CenterCard et à l’application mobile pour soumettre des reçus en temps réel, ce qui élimine la nécessité d’établir des rapports de dépenses traditionnels par lots. Ainsi, les utilisateurs passent moins de temps à se sentir découragés par des processus fastidieux et à tâtonner avec des technologies obsolètes, et peuvent se concentrer davantage sur leurs priorités.

Les approbateurs peuvent utiliser l’application en ligne pour autoriser les dépenses de manière efficace. Center tire parti de l’automatisation et de la mise en place de politiques dynamiques pour rationaliser l’application des règles et améliorer les habitudes en matière de dépenses. Ce système permet de gagner du temps en identifiant les schémas de dépenses habituels et en mettant en évidence toute dépense non conforme à la politique (y compris les réservations de voyages hors plateforme). En outre, l’acheminement des approbations est hautement configurable, de sorte que les approbateurs peuvent acheminer les dépenses par projet, travail, service, montant des dépenses ou catégorie.

Les services de comptabilité passent normalement plusieurs heures à comptabiliser les dépenses et à les rapprocher aux rapports de cartes d’entreprise, mais Center réduit ce temps à quelques minutes. La solution propose non seulement une base en temps réel pour les audits et les approbations, mais aussi des fonctionnalités de comptabilisation, de rapprochement et d’analyse des dépenses. Cette visibilité en temps réel et ce suivi rigoureux des cartes en un seul lieu centralisé offrent aux services de comptabilité tout ce dont ils ont besoin pour gérer toutes les dépenses des employés (y compris les voyages!).

Le Voyage parfait est à la portée des voyageurs d’affaires

Qu’il s’agisse de la solution de gestion des dépenses de Center, de la plateforme de planification de voyages et de réunions de TROOP ou de l’infrastructure et de la « plomberie » de Spotnana, ces fournisseurs de premier plan constituent chacun une partie du socle sur lequel s’appuie la plateforme ouverte d’Avenir. Mieux encore, le fait de construire une plateforme ouverte nous permettra de continuer à accueillir de nouveaux innovateurs pour nous rejoindre dans notre quête du #Voyageparfait.

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