Bien que la croissance continue du travail à distance et des outils numériques ait rendu la gestion des affaires plus efficace et plus accessible que jamais, les réunions en personne restent l’un des principaux éléments nécessaires à la croissance du chiffre d’affaires. Les statistiques récentes sur la reprise des voyages d’affaires le montrent clairement : les interactions en personne favorisent l’établissement de liens solides et permettent aux organisations de transmettre plus facilement leurs valeurs, leurs stratégies et leurs produits essentiels à leur public.
Bien que les perspectives en matière de voyages soient positives, les entreprises sont confrontées à la nécessité de mieux cibler les achats pour répondre aux besoins du moment. La conjonction d’une économie chancelante avec une forte augmentation de la demande de voyages a entraîné d’importantes restrictions dans les négociations contractuelles. En réalité, HRS rapporte que ces facteurs ont entraîné une perte de pouvoir de négociation pour la plupart des entreprises de voyage.*
Étant donné que certains budgets de voyage peuvent subir des changements ou des réductions dans la mesure où les entreprises s’efforcent d’en faire plus avec moins, les équipes responsables de l’achat de services liés aux voyages et de la sélection des fournisseurs de voyages doivent réajuster leur approche en conséquence. Dans cette optique, nous vous recommandons de passer en revue les stratégies d’approvisionnement suivantes pour vous aider à mieux gérer le sourçage, les dépenses et la gestion des contrats.
Sourçage intelligent
Réalisez des économies sur plusieurs années : Lorsque vous négociez des contrats avec des fournisseurs de voyages, envisagez des options pluriannuelles dans le but d’identifier les possibilités d’économies supplémentaires. Nous recommandons également de demander aux fournisseurs de vous présenter un plan prévisionnel afin d’identifier les plans d’amélioration continue qui contribuent à la réalisation des objectifs budgétaires. Ces mesures peuvent avoir un impact considérable sur les résultats de votre entreprise.
Mettez l’accent sur la tarification au volume : Les fusions et acquisitions n’ont pas toujours un impact positif sur votre programme de voyage. Par exemple, si votre entreprise ouvre un nouveau site, informez-en vos fournisseurs de voyages à l’avance afin que vous puissiez travailler avec eux pour déterminer une modification à court terme du volume, de la tarification, de la part de marché et d’autres éléments susceptibles d’être affectés.
Combinez les segments de l’hôtellerie : Les gestionnaires de voyages peuvent compenser la perte de leur pouvoir de négociation par une solide stratégie de voyages à court terme. Il est souvent préférable de regrouper toutes les catégories dans un seul appel d’offres qui inclut les réunions, les groupes et les réservations prolongées. Cette stratégie est d’autant plus importante que la diversité des structures de travail modifie le mode d’achat des prestations hôtelières. Aujourd’hui plus que jamais, les gestionnaires de voyages doivent faire preuve de créativité dans tous les domaines de l’approvisionnement afin d’accroître les économies et de respecter le budget.
Optimiser les dépenses
Alors que les entreprises doivent sans cesse en faire davantage avec moins de moyens, les membres de la direction et les responsables de l’achat de voyages sont confrontés à des responsabilités et à des défis supplémentaires. C’est un domaine où les outils et les services d’une entreprise de gestion de voyages (TMC) peuvent faciliter le processus. Chez Les services Direct Travel, nous recommandons les éléments suivants afin de vous aider à maîtriser vos économies :
- Traitez de manière cohérente les données en temps réel : Veillez à ce que les réservations et les paiements soient effectués par le biais d’un système logiciel centralisé. Une fonction consolidée de réservation et de paiement dans votre outil de réservation en ligne (ORL) réduit les risques et assure la transparence.
- Recourez à l’approbation préalable de voyage : L’approbation préalable des dépenses permet d’éviter les coûts hors politique qui alourdissent les budgets. L’approbation de voyage favorise également le bien-être et la confiance du voyageur, ce qui reste un sujet de discussion important lors des tables rondes sur les voyages.*
- Gérez efficacement vos factures : Veillez à ce que les factures soient facilement accessibles via vos plateformes techniques. Un examen efficace des données relatives aux dépenses vous permettra d’identifier facilement les dépenses inconsidérées et de prévenir les dépenses non approuvées avant qu’elles ne se produisent.
- Améliorez l’interface technologique proposée aux utilisateurs finaux : Lors de l’évaluation des technologies innovantes et de l’examen des démonstrations, veillez à vous doter d’une interface simplifiée pour tous les utilisateurs. Une expérience efficace et conviviale au sein de votre portefeuille de voyages, tant pour les employés que pour la direction, contribue grandement à la réussite du programme. Par exemple, un ORL personnalisé devrait offrir les meilleurs tarifs et simplifier les réservations. La meilleure solution d’ORL pour votre entreprise doit avoir une interface conviviale qui s’adapte à la taille et à la portée de votre entreprise tout en respectant les besoins spécifiques des individus et des groupes en matière de voyages.
Gestion des contrats
Les exclusions dans les contrats avec les fournisseurs : Dans la mesure du possible, veillez à ce que les clauses de votre contrat s’appliquent à tous. Dans l’industrie du voyage, il existe des alliances fondamentales et des modèles d’entreprise basés sur la franchise. Demandez à vos fournisseurs de voyages des listes d’exclusion et évaluez ensuite le nombre de transactions qui seront effectuées dans des lieux précis. Il est également important de demander comment le contrat sera respecté tout au long de la relation.
Le plan de développement de l’entreprise : Lorsque vous rencontrez votre TMC pour un examen du programme, étudiez attentivement les résultats obtenus au cours des dernières années et posez des questions sur les améliorations à apporter au programme à l’avenir. Par exemple, si vous souhaitez évaluer un facteur de coût spécifique, demandez à votre TMC d’indiquer sa position actuelle, de la comparer aux références du secteur, de fournir plusieurs recommandations, d’en déterminer l’impact et d’estimer le coût du changement et les perturbations potentielles pour les parties prenantes du secteur des voyages.
Politiques en matière de loisir et de travail à distance
Les voyages combinant loisirs et affaires contribuent à l’amélioration des revenus des compagnies aériennes, de l’hôtellerie et des transports. La popularité croissante du modèle de travail hybride offre la possibilité d’une augmentation des voyages de loisirs et d’affaires combinés, faisant de cette formule une option de plus en plus populaire à la fois pour les voyageurs et les entreprises.
Les voyages d’affaires combinés aux loisirs étant en augmentation, le moment est bien choisi pour évaluer l’impact de la politique sur ce segment. La première étape consiste à déterminer combien d’employés prolongent leurs voyages d’affaires et à quelle fréquence. Voici quelques questions qui vous aideront à évaluer l’impact de la combinaison loisirs et affaires sur votre programme de voyage :
- Quelles sont les dépenses couvertes?
- Comment les employés indiquent-ils leurs dépenses professionnelles par rapport à leurs dépenses de loisirs?
- Comment les employés peuvent-ils utiliser vos programmes négociés pour leurs loisirs?
- Cela peut-il contribuer à votre volume global pour les négociations futures?
Contrôler les économies de coûts avec une entreprise de gestion de voyages de confiance
L’adoption de stratégies d’approvisionnement financièrement viables est l’un des meilleurs moyens de garantir la réussite d’un programme de voyages. L’examen et l’évaluation de la politique de voyage avec un conseiller expert des Services Direct Travel vous permettent d’accéder aux rapports les plus percutants qui fournissent des informations précieuses sur la performance de votre programme de voyage. Dès le début, nous proposons des options productives sur la manière de mesurer les économies de coûts par rapport aux coûts évités et nous continuons à vous fournir des conseils de haut niveau à chaque étape du processus. Notre objectif est toujours de vous aider à optimiser vos contrats afin que vous puissiez tirer le meilleur parti de vos relations avec les fournisseurs.
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