Faire le saut vers une nouvelle entreprise de gestion des voyages (TMC) peut être un projet difficile à réaliser avec succès, mais les entreprises se retrouvent de plus en plus dans cette situation alors qu’elles réorganisent leurs programmes de voyages d’affaires pour s’adapter aux réalités d’un monde post-pandémique.

Un partenaire de voyage qui une fois répondait aux besoins de l’entreprise avant la mise en place du système COVID, peut avoir modifié ses structures tarifaires ou réduit ses effectifs depuis lors, ce qui entraînerait une augmentation des temps d’attente et une dégradation des niveaux de service pour les voyageurs. Particulièrement en ce moment, alors que les compagnies aériennes continuent d’être ébranlées par une vague d’annulations de vols et de changements d’horaires, il est essentiel d’avoir un partenaire de voyage à vos côtés, capable de vous offrir un service adapté et de vous fournir les outils adéquats afin de respecter vos budgets et vos objectifs.

Que vous ayez récemment pris la décision de vous tourner vers Les services Direct Travel ou que vous envisagiez de le faire à l’avenir, voici nos principaux conseils aux chefs d’entreprise qui entament une relation avec une nouvelle TMC et comment gérer ces changements en interne.

Définissez les attentes relatives à cette transition

Avant tout, préparez le terrain de manière réaliste avec les parties prenantes de haut niveau, le personnel des RH et les responsables des unités opérationnelles. Il est essentiel de formuler des attentes raisonnables : bien que les chefs d’entreprise comprennent qu’un changement important améliorera les activités commerciales, de nombreux employés éprouveront des craintes silencieuses à l’égard des nouveaux processus et des nouvelles politiques. Cette résistance se traduit souvent par des réservations hors politique, un stress élevé et une diminution de la coopération.

Lors du passage à une nouvelle TMC ou de la mise en œuvre de changements importants dans la politique des voyages, prenez le temps de réfléchir à la manière dont le changement est perçu, communiqué et reçu. Appliquez ces meilleures pratiques des experts en gestion du changement*pour assurer une transition en douceur lors de la restructuration des programmes et de l’amélioration des politiques :

• Écoutez plus/parlez moins. Recueillez les précieux commentaires des employés et des parties prenantes. Qu’est-ce qui leur plaît/ne leur plaît pas dans le programme de voyage actuel?
• Expliquez en détail les raisons de l’acquisition d’une nouvelle TMC et/ou des changements de politique importants. Présentez aux parties prenantes des ensembles de données qui soutiennent le changement.
• Effectuez des changements de politique et de programme qui soutiennent clairement les unités commerciales clés et décrivent comment les employés seront en mesure de faire mieux avec les nouveaux processus.
• Mettez en œuvre les changements majeurs par étapes afin de laisser aux équipes le temps de se préparer.

Une fois que vous avez pris ces mesures, il devient beaucoup plus facile d’obtenir l’adhésion des employés et des parties prenantes, en établissant une alliance prête au changement avec enthousiasme et optimisme.

S’acquitter du devoir de diligence

Lorsque vous passez à une nouvelle TMC, donnez la priorité au respect des normes du devoir de diligence tout au long de la transition, qui est une obligation morale et juridique. Une gestion du changement qui soutient et encourage l’adhésion des voyageurs – et la réservation par l’intermédiaire d’un partenaire de voyage de confiance – aide les entreprises à assumer leurs responsabilités envers leurs employés.

Lorsque les employés réservent par l’intermédiaire des fournisseurs privilégiés de leur entreprise, ils bénéficient de relations solides avec les fournisseurs et de tarifs négociés qui répondent aux besoins des voyageurs d’affaires. Souvent, cela peut inclure des avantages qui ne sont pas proposés avec les billets ordinaires, tels que des frais de non-changement, des tarifs flexibles et des crédits de billets inutilisés en cas d’annulation.

Outre les implications financières qui découlent des réservations hors politique, la non-conformité peut entraîner une diminution de la visibilité sur les lieux et de la sécurité des employés en déplacement. Dans un environnement post-pandémique, les préoccupations en matière de sécurité persistent alors que de nouvelles exigences et mesures relatives aux voyages apparaissent. Les voyageurs ont besoin d’informations immédiates concernant les risques et les perturbations durant les voyages. C’est pourquoi, chez Les services Direct Travel, nous nous sommes associés à Crisis24 pour améliorer notre plateforme afin de tenir les employés informés des phénomènes météorologiques violents, des menaces terroristes, des perturbations des transports et de l’instabilité politique.

Les événements affectant les voyageurs peuvent survenir à tout moment et en tout lieu. En travaillant avec les ressources d’une TMC (ainsi qu’avec les processus internes de devoir de diligence au sein de vos départements des risques, des RH ou des voyages), vous pouvez mieux aligner les objectifs commerciaux et apporter un soutien aux voyageurs.

Évaluer le rendement du capital investi

Dans le cadre de la transition vers une nouvelle TMC, profitez de l’occasion pour évaluer les nouvelles possibilités de rendement du capital investi, notamment en identifiant les options d’économies potentielles pour les fournisseurs et en trouvant des moyens d’accroître la conformité aux politiques grâce aux outils et à l’automatisation.

Pour se préparer à des changements majeurs au sein de votre programme de voyage, tous les départements essentiels ont besoin d’un aperçu financier structuré concernant les exigences liées à des changements importants de politique. L’objectif est toujours de créer un partenariat « gagnant-gagnant » en trouvant une TMC qui convient parfaitement à votre organisation. Après avoir passé en revue les programmes et les accords existants avec les fournisseurs, votre nouvelle TMC devrait être en mesure d’identifier les zones à problèmes et d’évaluer la politique actuelle (c’est-à-dire la manière dont elle répond aux besoins de tous.)

Il est également essentiel d’investir dans une pile technologique et des outils conçus pour améliorer les processus logistiques, afin d’épargner du temps et des désagréments aux gestionnaires de voyages. Il peut s’agir du suivi des billets inutilisés, de l’utilisation de l’assistance par clavardage avec IA en ligne pour apporter des modifications à l’itinéraire, ou de la ludification pour encourager la conformité.

Prendre soin des affaires

Un partenaire de confiance, capable de répondre à vos besoins professionnels, est soutenu par une équipe qui comprend parfaitement votre programme de voyages actuel. Cela signifie qu’elle connaît parfaitement les avantages et les inconvénients du programme, ainsi que la culture, la mission et les objectifs de l’entreprise.

Chez Les services Direct Travel, nous nous engageons à vous aider à atteindre vos objectifs tout en respectant vos dépenses de voyage et votre budget. Nos conseillers experts se consacrent à la compréhension de vos objectifs actuels et à l’identification d’objectifs ambitieux. Nous sommes impatients d’en apprendre davantage sur votre société et de vous fournir un service de qualité qui fera progresser vos voyageurs et accélérera la croissance de votre entreprise.

Contactez-nous pour planifier une consultation gratuite sur votre programme de voyage.

*Ce lien affiche un contenu disponible uniquement en anglais.