L’un des moyens les plus efficaces pour une entreprise de protéger ses voyageurs est de mettre en place une politique claire en matière de gestion du risque. Lorsque les employés respectent les procédures, l’entreprise est mieux équipée pour identifier les menaces potentielles, suivre les déplacements des membres de l’équipe et communiquer avec eux pendant les moments critiques.

Bien que les outils et les politiques de gestion du risque doivent être mis en place au niveau de l’entreprise, chaque voyageur peut également prendre des mesures pour se protéger. Voici quelques conseils à partager avec votre équipe pour leur permettre d’effectuer des voyages d’affaires plus fluides, plus sûrs et plus sécuritaires.

Établir une liste de contrôle

Les entreprises disposent souvent d’une liste de contrôle pour la gestion du risque qui comprend des conseils sur la préparation du voyage, des informations sur les transports aériens et terrestres et des instructions sur les démarches à suivre en cas de crise. Si votre entreprise ne dispose pas d’une ressource de ce type, envisagez d’en créer une. Elle peut être examinée avec vos voyageurs avant leur départ afin de les protéger et de minimiser la responsabilité de l’entreprise. Une liste de contrôle de la gestion des risques est un outil puissant à partager, non seulement avec vos voyageurs, mais aussi avec tous les membres de l’équipe concernés, de sorte que tout le monde soit sur la même longueur d’onde en ce qui concerne les détails du voyage.

Vérifier (et sauvegarder) les documents

Rappelez à vos voyageurs de renouveler leurs passeports au plus tôt, car certains pays n’acceptent pas les passeports qui expirent dans les six mois qui suivent la date du voyage. Il est également conseillé de prendre une photo des passeports, des confirmations et de tout autre document de voyage important. En cas de perte ou d’égarement d’un document, une photocopie accélérera considérablement le processus de remplacement.

Dresser une liste de contacts

Les voyageurs devraient disposer de plusieurs moyens de contacter leurs responsables et les personnes impliquées dans le processus de planification du voyage. Cette liste de contacts peut également inclure les partenaires commerciaux ou les clients qu’elle/il rencontrera au cours du voyage, ainsi que des informations sur les hôtels et les services de transport.

Outre les contacts de l’entreprise, fournissez aux voyageurs internationaux les coordonnées de l’ambassade ou du consulat le plus proche. La plupart disposent d’un service d’urgence disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Préparer tous vos dispositifs

Encouragez vos voyageurs à télécharger les dernières versions des applications mobiles approuvées par l’entreprise, ainsi que leurs informations de connexion, afin qu’ils puissent accéder à leurs données de manière rapide et transparente. Ils devraient également stocker des copies de leurs itinéraires directement sur leurs dispositifs pour pouvoir s’y référer facilement. Un membre de l’équipe se trouvant dans un lieu inconnu peut également envisager de télécharger une carte de sa destination pour une utilisation hors ligne.

Toutes les précautions habituelles en matière de sécurité numérique doivent être prises lors des voyages d’affaires, quel que soit le lieu. Il peut s’agir de rappeler aux voyageurs que les dispositifs de l’entreprise doivent être protégés par un mot de passe, entièrement chargés et gardés sur soi ou dans un espace de stockage sécurisé.

N’apporter que l’essentiel

Les voyageurs devraient se sentir parfaitement équipés lorsqu’ils préparent leurs bagages pour un voyage d’affaires, sans toutefois oublier de n’emporter que le strict nécessaire. Laissez derrière vous les objets susceptibles d’être compromis, tels que les cartes de crédit supplémentaires, les équipements inutiles ou le matériel d’entreprise superflu.

Au moment de choisir les bagages, veillez à ce que vos voyageurs disposent de valises qui ferment à clé et suggérez-leur d’utiliser la boîte à clé de leur chambre d’hôtel s’ils ont besoin d’y ranger des objets de valeur. Le fait de placer un dispositif de suivi tel qu’un AirTag dans chaque bagage ou pièce d’équipement apporte un degré supplémentaire de confort et de sécurité.

Il convient également d’apporter des chargeurs, des câbles et des batteries portables supplémentaires, car ces derniers offrent au voyageur un sentiment de soutien et de protection supplémentaire.

Rester fidèle à son plan

Soulignez à nouveau l’importance d’effectuer ses réservations dans le cadre des politiques en vigueur afin de s’assurer que les employés séjournent dans des hôtels réputés et approuvés. Par exemple, il pourrait s’agir d’utiliser le service de voitures désigné par l’entreprise plutôt qu’une application de covoiturage.

Dans la mesure du possible, les voyageurs devraient éviter de s’écarter de l’itinéraire prévu. En cas de changement d’horaire ou de lieu inattendu, il est essentiel qu’ils avertissent immédiatement le responsable de l’entreprise concernée.

Garder le contact

Rappelez aux voyageurs de rester en contact avec les membres de l’équipe lorsqu’ils sont en déplacement. Ceci est particulièrement important si, comme mentionné ci-dessus, ils doivent s’écarter de l’itinéraire approuvé ou s’ils se trouvent dans une situation dangereuse. Encouragez-les à faire part de leurs plans à un ami ou à un membre de leur famille. Ils peuvent également envisager de partager l’emplacement de leur téléphone avec quelques contacts clés pour davantage de visibilité.

Rester vigilants et attentifs

Les voyageurs devraient éviter de se faire remarquer inutilement. Une façon d’y parvenir est de s’efforcer de connaître les nuances culturelles locales. Il s’agit non seulement d’un signe de respect, mais aussi d’un élément essentiel au maintien de la sécurité des employés.

Les membres de l’équipe devraient voyager en groupe dans la mesure du possible, ce qui n’est pas toujours envisageable. La sécurité devient encore plus primordiale si une/un employé(e) voyage seul(e) ou fait partie d’un groupe qui pourrait être confronté à des obstacles particuliers en voyageant de façon autonome. Il peut s’agir de minorités raciales ou ethniques, de femmes ou de membres de la communauté LGBTQ+.

Les voyageurs d’affaires devraient également suivre tous les conseils de voyage « classiques », tels que verrouiller la porte de sa chambre d’hôtel, garder ses affaires sur soi ou à proximité, et ne jamais laisser ses bagages hors de vue. Ces conseils sont toujours recommandés, mais ils deviennent encore plus indispensables lorsque l’on se rend dans une destination inconnue ou potentiellement dangereuse.

La sécurité croît avec le nombre

Bien qu’il puisse toujours y avoir des imprévus en cours de route, ces conseils aideront vos voyageurs à se préparer au mieux et à mettre toutes les chances de leurs côtés.

Un autre moyen d’alléger le fardeau de la gestion du risque est d’avoir un partenaire de voyage de confiance à ses côtés. Chez Les services Direct Travel, nous fournissons des outils de gestion du risque et un soutien aux équipes de toute taille. Nous élaborons une politique personnalisée qui répond aux besoins uniques de votre équipe, afin que vous n’ayez pas à assumer seul le défi de la gestion du risque. Contactez notre équipe pour en savoir plus sur comment Les services Direct Travel peuvent vous aider à assurer la sécurité et la protection de vos voyageurs.