La plupart des entreprises ont constaté que leurs dépenses en matière de voyages d’affaires ont augmenté au cours de l’année écoulée, ce qui signifie qu’il est plus important que jamais de limiter les coûts des programmes de voyages.* Et même si le contrôle des coûts est essentiel, il ne doit pas se faire au détriment de la satisfaction des voyageurs. Pour trouver le bon équilibre entre les deux, les gestionnaires de voyages peuvent s’appuyer sur un partenaire de confiance.

Voici quatre façons dont une entreprise de gestion de voyages (TMC) peut contribuer à réduire les frais de déplacement d’une entreprise, tout en répondant aux besoins de ses voyageurs.

Des tarifs concurrentiels

Il se peut que des employés bien intentionnés décident de faire leurs propres réservations en dehors du cadre de leur politique, pensant ainsi faire économiser de l’argent à l’entreprise en évitant de réserver par l’intermédiaire de la TMC, moyennant des frais. Mais en réalité, des accords permettant d’obtenir des tarifs préférentiels ont déjà été négociés entre l’entreprise de gestion de voyages et ses fournisseurs.

Bien que certains tarifs puissent sembler plus élevés, le coût ne tient pas compte de l’ensemble des tarifs négociés, des obligations contractuelles et du pouvoir d’achat collectif. La TMC peut non seulement proposer des tarifs concurrentiels, mais également contribuer à lever les réticences des voyageurs en ce qui concerne les réservations effectuées dans le cadre de la politique.

L’efficacité et l’automatisation

Plutôt que d’effectuer toutes les tâches eux-mêmes, les gestionnaires de voyages peuvent compter sur leur TMC pour réduire les coûts et automatiser un grand nombre de processus liés à la gestion d’un programme de voyages. Par exemple, chez Les services Direct Travel, nous proposons une technologie d’assurance des prix pour optimiser les réservations d’hôtels et de billets d’avion, en veillant à ce que les voyageurs puissent bénéficier du meilleur tarif disponible, quelles que soient les fluctuations des prix sur le marché.

Les économies réalisées sur les billets ne servent que si les billets sont utilisés. Il est donc également important de se renseigner auprès d’une entreprise de gestion de voyages sur son approche de gestion des billets inutilisés. La TMC devrait en principe automatiquement repérer les billets ouverts et signaler les échéances à venir, de sorte que les économies réalisées ne passent pas entre les mailles du filet.

Aucune discussion sur l’automatisation n’est complète sans une mention de l’IA. L’intelligence artificielle ne cesse de progresser et permet de rapidement prendre en charge de nombreuses tâches liées aux voyages ne nécessitant pas d’approche directe. Par exemple, Les services Direct Travel font appel à leur assistant virtuel Simon pour aider leurs clients à trouver des solutions de voyage rapides et pour répondre aux demandes de service immédiates.

Optimiser les affaires grâce à l’approvisionnement

Une TMC établit des relations avec des fournisseurs de voyages privilégiés afin de négocier des tarifs intéressants qui peuvent ensuite être proposés aux clients. Il peut s’agir d’offres regardant des voitures de location, des primes aériennes personnalisées, des remises contractuelles ou des promotions hôtelières. À l’aide d’outils automatisés, la TMC suivra le volume des déplacements et les dépenses de l’entreprise, puis utilisera ces données pour s’assurer que l’entreprise bénéficie des meilleures offres auprès des bons fournisseurs.

Les gestionnaires de voyages devraient également faire connaître à tous les employés la stratégie de leur entreprise en matière de fournisseurs privilégiés. Ceci permettra de réduire le nombre de voyageurs qui réservent en dehors de la politique; un point essentiel, étant donné que l’autoréservation est loin d’être aussi efficace pour l’achat de voyages qu’une politique d’approvisionnement appliquée de manière rigoureuse.

L’application et l’approbation de la politique

Les politiques de voyage ne parviennent pas toujours à définir les seuils de tarification à partir desquels les voyageurs devraient envisager d’autres tarifs; par exemple, en changeant d’heure de départ ou de compagnie aérienne. Il s’agit d’un exercice d’équilibre, étant donné que la culture de l’entreprise devrait tenir compte des préférences du voyageur tout en fixant des limites raisonnables et bien définies quant aux frais de déplacement.

Une TMC peut contribuer à la réalisation des objectifs de conformité de la politique de voyage en donnant aux voyageurs les moyens de faire le bon choix. Elle peut aider l’entreprise à concevoir et à automatiser un processus d’approbation préalable au voyage pour garantir que les données appropriées soient à la disposition de la direction, afin qu’elle puisse prendre une décision opportune et éclairée concernant les autorisations de voyage. Un processus d’autorisation de voyage efficace permettra à l’entreprise d’économiser du temps et de l’argent à long terme.

Les économies et le niveau de satisfaction

La gestion simultanée des frais de déplacement et de la prise en charge des voyageurs est parfois un véritable casse-tête. Le recours à une entreprise de gestion de voyages peut aider les gestionnaires de voyages bien occupés à repérer les obstacles dans la politique de voyage existante de leur entreprise et à mettre en œuvre des changements qui permettront de mieux contrôler les coûts liés aux déplacements à l’avenir.

Si vous êtes prêt à en apprendre plus sur les économies de coûts et à transformer votre programme de voyage, contactez notre équipe pour entamer le processus.

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