Les personnes chargées d’organiser les voyages d’affaires dans les petites et moyennes entreprises peuvent être habituées à gérer seules le programme de voyages de leur entreprise. Souvent, l’organisation des voyages n’est que l’une de leurs nombreuses responsabilités. Au fur et à mesure que les besoins de l’entreprise évoluent et prennent de l’ampleur, un partenaire de confiance peut contribuer à rationaliser la gestion des déplacements.

Les membres de l’équipe qui occupent ce poste ont peut-être déjà envisagé de travailler avec une entreprise de gestion des voyages (TMC), mais ils ne savent peut-être pas encore ce que fait une TMC et si un programme de gestion des voyages serait le bon choix pour leur entreprise.

Voici quelques questions qu’un gestionnaire de voyages devrait se poser pour déterminer si son entreprise aurait intérêt à établir un partenariat avec une entreprise de gestion de voyages.

Mon entreprise dispose-t-elle d’une politique de voyage clairement définie?

Le membre de l’équipe responsable de la gestion des voyages doit commencer par examiner la politique de voyage existante de son entreprise. Si la politique n’est pas claire (ou inexistante), le programme de voyage peut souffrir d’un manque de planification ou d’attention aux détails. Les employés peuvent ne pas savoir comment suivre les règles ou, pire encore, tenter de tirer profit de consignes peu contraignantes.

Pour les entreprises de plus petite taille confrontées à ce manque de cohérence dans leur programme de voyage existant, une TMC peut faciliter la mise en place d’une politique plus solide, bien définie et facilement accessible aux employés. Les entreprises de gestion de voyages contribuent même à créer un environnement de travail plus positif en élaborant une politique qui met en avant le bien-être des employés et proposent une approche globale pour tout ce qui concerne l’assistance aux voyageurs.

Hormis l’aide apportée aux voyageurs, une TMC soutient également les objectifs stratégiques et les résultats des entreprises en leur permettant de réaliser des économies en temps et en argent.

Comment les itinéraires de voyage sont-ils gérés et autorisés?

Les programmes de voyage ne disposant pas d’un processus clair pour approuver les voyages peuvent être confrontés à des problèmes tels que des autorisations de dernière minute ou une absence d’autorisation. Les voyageurs peuvent être amenés à contrôler seuls leurs dépenses ou à faire appel à des sites Web tiers pour réserver leurs voyages, ce qui peut avoir un impact négatif sur les résultats de l’entreprise. Il se peut que les gestionnaires n’aient pas accès à des données précises, ce qui les empêche de prendre des décisions éclairées concernant l’approbation des tarifs.

Un partenariat avec une entreprise de gestion des voyages permet de simplifier le processus d’approbation des voyages. La TMC peut mettre en place un système qui renvoie les demandes d’autorisation refusées à l’employé responsable de la réservation de l’itinéraire, qui peut alors ajuster les demandes en conséquence. Les voyageurs ont également accès à un outil de réservation personnalisé et à des fournisseurs privilégiés, de sorte que l’organisation du voyage est effectuée conformément à la politique en vigueur. Pour les itinéraires plus complexes, comme les voyages impliquant des cadres supérieurs, la TMC peut également mettre à disposition une équipe d’agents désignés pour apporter une assistance supplémentaire. Ainsi, même les demandes les plus détaillées restent conformes à la politique de voyage.

Mon entreprise encourage-t-elle le respect des politiques?

Les voyages réservés en dehors de la politique peuvent entraîner des risques tant pour le voyageur que pour entreprise. Comme mentionné ci-dessus, il arrive que les voyageurs entravent les relations avec les fournisseurs en utilisant des sites tiers pour leurs réservations, tout en étant également responsables de tout changement d’itinéraire. Il n’existe pas de moyen simple de capturer les informations des voyages réservés en dehors du système de réservation de l’entreprise, ce qui peut entraîner des rapports de dépenses inexacts.

La conformité aux politiques est largement automatisée avec un programme de gestion des voyages. Une entreprise de gestion des voyages peut être une ressource de confiance qui vous aidera à revérifier plusieurs détails tels que le prix du voyage et le statut de l’approbation. La collecte des données est également automatisée, ce qui signifie que les détails concernant les voyages réservés dans le cadre de la politique sont saisis avec précision pour l’établissement de rapports qui peuvent être facilement consultés sur le portail de l’entreprise.

Les voyageurs savent-ils ce qu’il faut faire en cas d’urgence?

Lorsqu’une entreprise ne dispose pas d’un programme de voyage efficace soutenu par des politiques éprouvées et des experts en voyage, les voyageurs peuvent être pris au dépourvu face à des risques de sécurité ou de santé sur leur lieu de destination. Mais même dans le cas probable où il n’y a pas d’urgence, il est parfois nécessaire de modifier ses plans de voyage. Si ces changements ne sont pas autorisés ou documentés, la responsabilité en incombera uniquement au voyageur.

Une entreprise de gestion de voyages devient « l’œil dans le ciel » et soutient les voyageurs pendant toute la durée du voyage, en veillant au respect du devoir de diligence et en intervenant en cas d’interruption de leur voyage. Il peut s’agir simplement de réduire les coûts engendrés par des changements d’itinéraire inévitables, ou de mettre en place un contrôle de sécurité pour les voyageurs se rendant dans des destinations qui risquent de ne pas être sûres. Chez Les services Direct Travel, nos équipes sont là pour aider les gestionnaires de voyages à surveiller les menaces et à tenir leurs équipes informées et en sécurité, grâce à l’accès à la plateforme de gestion des risques Crisis24.

Comment se fait la gestion des paiements et des frais de voyage?

Les programmes de voyage non gérés font souvent face à des problèmes liés aux paiements. Sans consignes clairement définies sur la manière de présenter les dépenses, les voyageurs risquent d’avoir du mal à respecter la politique en vigueur. Il peut également y avoir des malentendus concernant les dépenses autorisées et interdites, les versions imprimées des reçus peuvent disparaître, et les dépenses peuvent être soumises tardivement, voire pas du tout. Les personnes chargées d’organiser les voyages dans cette situation peuvent avoir du mal à prévoir et à gérer les flux de trésorerie. Il se peut qu’ils passent un temps inutile à rechercher les reçus des voyageurs et à mettre au point les rapports de dépenses.

Dans le cadre d’un programme de gestion des voyages, une TMC aide à automatiser le processus de gestion des dépenses, ce qui permet aux gestionnaires de voyages et à leurs employés de gagner du temps. Les voyageurs peuvent facilement téléverser leurs reçus directement dans le système géré, les frais de déplacement approuvés sont soigneusement documentés et organisés de façon numérique et les remboursements sont effectués automatiquement par le biais de la paie. Une TMC peut aider à mettre en place un système automatisé pour confirmer les détails du voyage, ce qui permet d’améliorer les rapports, le suivi et la protection des données, tant pour le voyageur que pour l’entreprise.

Mon programme dispose-t-il de rapports financiers fiables?

Les entreprises qui se heurtent au manque de fiabilité des rapports concernant leurs programmes de voyage ont parfois constaté l’absence de justificatifs de dépenses des salariés, des codifications qui varient d’un département à l’autre et des incohérences dans les relations avec les fournisseurs. Il peut y avoir une certaine confusion quant aux remboursements autorisés, et il y a souvent un manque de données pour mesurer avec précision le rendement du capital investi.

Une TMC peut contribuer à simplifier le processus de déclaration en capturant les données nécessaires et en les rendant facilement accessibles. Ceci permet au membre de l’équipe qui organise le voyage de vérifier s’il existe des inefficacités opérationnelles et d’apporter des améliorations en conséquence. De leur côté, les voyageurs disposent d’indications claires sur la manière de présenter les reçus, sur les dépenses qui peuvent être remboursées et sur la manière d’effectuer des réservations dans le respect de la politique.

Comment mon programme de voyage peut-il évoluer à partir de là?

La transition entre la gestion interne d’un programme de voyages non géré et une collaboration avec une entreprise de gestion de voyages n’est pas un processus aussi ardu qu’il n’y paraît. Les employés qui gèrent les voyages de leur entreprise assument souvent de nombreuses responsabilités; c’est pourquoi la bonne TMC devient un partenaire de confiance qui rend la gestion des voyages plus aisée.

Chez Les services Direct Travel, nous prenons le temps d’apprendre à connaître chaque nouveau client. Notre équipe vous propose des solutions adaptées à votre entreprise, sachant que chaque entreprise a des défis, des objectifs et des valeurs qui lui sont propres. Nous sommes là pour vous aider à mettre en place les processus, les fournisseurs et les outils adéquats afin que votre programme de voyage puisse croître et évoluer au fur et à mesure que vos besoins en matière de voyage prennent de l’ampleur.

Si votre entreprise est prête à faire le pas vers une solution de voyage gérée, voici nos conseils pour passer à une nouvelle TMC.*

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