La pandémie a obligé les entreprises, même les plus agiles, à repenser leurs politiques établies depuis longtemps et à changer leurs priorités au pied levé. En fait, 96 c% des employés interrogés par SAP Concur* ont mentionné que leur organisation n’était pas suffisamment préparée pour faire face aux problèmes provoqués par la COVID-19. Cette situation représente un véritable défi pour stimuler la croissance des entreprises, un sujet analysé en profondeur dans notre dernier billet de blogue.

Alors que l’année 2021 bat son plein, les chefs d’entreprise prospères ne peuvent se permettre de baisser leur garde. En mettant en œuvre des politiques plus solides et en formant un partenariat stratégique avec la bonne entreprise de gestion de voyages, vous pouvez atténuer à la fois les risques latents et les éléments inattendus liés à votre plan de relance en cours.

Cerner les risques

Avant d’aborder les aléas, commencez par cerner les risques connus et les complications qui peuvent en découler. Par exemple, si les défis à venir semblent moins redoutables qu’au début de la pandémie, bon nombre des principaux obstacles auxquels se sont heurtées les entreprises, en 2020, n’ont pas été entièrement surmontés. En effet, la logistique de distribution des vaccins, les nouvelles souches du coronavirus et les restrictions de voyage en cours continuent d’évoluer, créant de nouvelles versions des problèmes du passé.

Dans la mesure où vous ne l’auriez pas encore fait, établissez une politique de gestion des risques précise qui protège les employés et minimise les risques d’entreprise. Votre politique doit comprendre un protocole établi pour communiquer avec les employés en cas de crise, des dispositions pour se conformer aux obligations de diligence et des stratégies pour faire face aux divers risques qui accompagnent l’augmentation des voyages d’affaires.

Déterminez à quel point vous êtes prêt à investir dans votre programme afin de protéger vos voyageurs contre de tels risques, que ce soit en travaillant avec un partenaire de gestion des voyages de confiance pour surveiller les menaces en cours, ou en mettant en place un programme de test de dépistage de la COVID-19 à l’échelle de l’entreprise.

Réorganiser votre programme

Les risques ne peuvent pas tous être déterminés par une planification préalable. Toutefois, en assurant que la structure de votre programme de voyages d’affaires est solide, vous pouvez protéger votre entreprise contre de nombreuses perturbations futures.

L’un des principaux domaines à renforcer serait votre politique de voyages. En l’absence d’une politique claire qui établit un équilibre entre la flexibilité des voyageurs et la responsabilité de l’entreprise en matière de dépenses, vous risquez de perdre des sommes importantes en cas d’annulation inévitable d’un voyage. Une fois les paramètres des canaux de réservation appropriés définis, utilisez un processus d’approbation de voyage automatisé pour simplifier les complexités et tenir compte de tous les changements qui peuvent survenir lorsque les restrictions de voyage sont levées ou imposées.

L’approbation des voyages n’est qu’un exemple illustrant à quel point l’investissement dans la bonne technologie est un élément important de votre programme de voyage. D’autant plus que les organisations sont contraintes de faire davantage avec moins; la puissance de l’automatisation peut simplifier les flux de travail et réduire considérablement la liste des tâches à accomplir par votre équipe. Votre entreprise partenaire en gestion de voyages peut vous fournir les outils nécessaires à votre réussite, en fonction de la taille et des besoins de votre entreprise. Cette solution pourrait inclure une plateforme de communication et de suivi des voyageurs pour protéger vos employés (nous y reviendrons plus en détail dans notre prochain article de la série), ou une application de réservation mobile intégrant le service Intelligence pour les voyageurs.

Faire appel à une entreprise partenaire en gestion de voyages de confiance

Si vous souhaitez obtenir les meilleurs résultats lors de la définition des risques et de la réorganisation de votre programme de voyage, choisissez une entreprise partenaire en gestion de voyages de confiance qui vous aidera à évaluer et à planifier en conséquence. Cela vous permettra d’économiser du temps et de l’argent, tout en garantissant un niveau supplémentaire de responsabilité et d’expertise.

Ainsi, bien que vous puissiez adapter votre politique de voyage de manière indépendante en fonction des nouvelles menaces ou de nouveaux risques, un partenariat avec une entreprise de gestion de voyages vous aidera à garder une longueur d’avance et à faire passer votre politique des procédures écrites à une conformité réelle et à des économies de coûts. Nos recherches démontrent que les sociétés qui gèrent leur budget de voyage au moyen d’une entreprise de gestion de voyages ont un taux de conformité amélioré de 15 % en moyenne.

Le bon partenaire en matière de gestion de voyages doit assurer la continuité, la stratégie et le rendement du capital investi de votre entreprise. De la consultation et de la gestion des comptes aux services et solutions technologiques robustes, nous, Les services Direct Travel, continuons de mettre à profit les compétences de notre équipe expérimentée et de notre position dans le secteur pour atténuer l’incertitude des entreprises émergentes et de celles en pleine croissance.

Malgré les impondérables à venir, Les services Direct Travel peuvent vous fournir les conseils et l’expertise dont vous avez besoin pour mettre votre organisation sur la voie du succès—contactez-nous pour commencer.

PROCHAIN ARTICLE : Restez à l’affût de notre prochain article de cette série, dans lequel nous examinerons comment votre programme de voyage peut vous aider à protéger vos employés et à tenir compte des changements dans la culture d’entreprise.

*Article disponible en anglais seulement